Artikel 1 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen het administratiekantoor, hierna: Opdrachtnemer, en de cliënt, hierna: Opdrachtgever.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts van toepassing indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
3. Indien in een offerte of opdrachtbevestiging een bepaling staat die afwijkt van deze algemene voorwaarden, heeft de specifieke afspraak in de offerte of opdrachtbevestiging voorrang.

Artikel 2 – Totstandkoming en omvang van de opdracht

1. De opdracht omvat uitsluitend de werkzaamheden die in de offerte, opdrachtbevestiging of een andere tussen partijen gemaakte afspraak zijn opgenomen.
2. Werkzaamheden die buiten de overeengekomen opdracht vallen, worden uitsluitend als meerwerk uitgevoerd indien Opdrachtgever daarmee vooraf heeft ingestemd.
3. Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever vooraf op de hoogte indien redelijkerwijs te verwachten is dat aanvullende werkzaamheden tot een wezenlijke overschrijding van de overeengekomen prijs zullen leiden.
4. Werkzaamheden voor een volgend boekjaar worden uitsluitend verricht indien deze onder een doorlopende overeenkomst vallen of daarvoor afzonderlijk opdracht is gegeven.

Artikel 3 – Verplichtingen van Opdrachtgever

1. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle gegevens en documenten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie.
3. Indien vertraging of extra werkzaamheden aantoonbaar het gevolg zijn van het te laat of onvolledig aanleveren van informatie door Opdrachtgever, kan Opdrachtnemer de daaruit voortvloeiende redelijke extra werkzaamheden in rekening brengen.
4. Opdrachtnemer verstrekt desgevraagd een toelichting waaruit blijkt welke vertraging of extra werkzaamheden aan het handelen van Opdrachtgever zijn toe te rekenen.

Artikel 4 – Uitvoering en termijnen

1. Opdrachtnemer voert de werkzaamheden zorgvuldig, deskundig en binnen de overeengekomen of redelijkerwijs te verwachten termijn uit.
2. Indien Opdrachtnemer voorziet dat een overeengekomen termijn niet kan worden gehaald, stelt hij Opdrachtgever daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte.
3. Daarbij vermeldt Opdrachtnemer:
   • de oorzaak van de vertraging;
   • de verwachte duur daarvan;
   • de nieuwe verwachte opleverdatum;
   • eventuele gevolgen voor aangifte- of betalingstermijnen.
4. Vertraging als gevolg van personeelsgebrek, werkdruk, planning of interne organisatorische omstandigheden van Opdrachtnemer geeft Opdrachtnemer niet zonder nadere afspraak het recht daaruit voortvloeiende extra kosten aan Opdrachtgever door te berekenen.

Artikel 5 – Honorarium en vaste prijs

1. Indien voor werkzaamheden een vaste prijs per maand, kwartaal of boekjaar is afgesproken, wordt deze prijs gehanteerd voor de daarin beschreven werkzaamheden.
2. Een vaste prijs kan uitsluitend worden verhoogd overeenkomstig een vooraf overeengekomen prijsaanpassingsregeling.
3. Een overgang van een vaste prijs naar declaratie op basis van nacalculatie vindt uitsluitend plaats na voorafgaande kennisgeving aan en instemming van Opdrachtgever.
4. De enkele omstandigheid dat werkzaamheden meer tijd hebben gekost dan Opdrachtnemer vooraf heeft geraamd, geeft niet automatisch recht op aanvullende vergoeding indien een vaste prijs is overeengekomen.

Artikel 6 – Meerwerk en nacalculatie

1. Meerwerk wordt vóór uitvoering zoveel mogelijk schriftelijk gemeld.
2. In de melding worden ten minste opgenomen:
   • de reden van het meerwerk;
   • de aard van de aanvullende werkzaamheden;
   • het toepasselijke uurtarief;
   • een raming van de aanvullende kosten.
3. Indien werkzaamheden op nacalculatie worden gedeclareerd, verstrekt Opdrachtnemer een controleerbare specificatie.
4. Deze specificatie vermeldt ten minste:
   • datum van uitvoering;
   • omschrijving van de werkzaamheden;
   • aantal bestede uren of tijdseenheden;
   • toegepast tarief;
   • medewerker die de werkzaamheden heeft verricht, indien relevant.

Artikel 7 – Automatiserings- en softwarekosten

1. Automatiserings-, licentie-, portal- of softwarekosten worden uitsluitend afzonderlijk in rekening gebracht indien dit vooraf is overeengekomen.
2. Indien automatiseringskosten onderdeel zijn van een overeengekomen jaar- of abonnementsprijs, worden deze niet daarnaast nogmaals afzonderlijk gedeclareerd.
3. Op verzoek van Opdrachtgever licht Opdrachtnemer toe waarop afzonderlijk gedeclareerde automatiseringskosten betrekking hebben en over welke periode deze zijn berekend.

Artikel 8 – Administratie en gegevens

1. De door Opdrachtgever verstrekte oorspronkelijke administratie en gegevens blijven eigendom van Opdrachtgever.
2. Opdrachtgever heeft gedurende en na afloop van de opdracht recht op verstrekking van zijn administratie in een redelijk bruikbaar digitaal formaat.
3. Op verzoek verstrekt Opdrachtnemer, voor zover technisch beschikbaar en redelijkerwijs mogelijk:
   • grootboekgegevens;
   • journaalposten;
   • debiteuren- en crediteurenadministratie;
   • btw-overzichten;
   • auditfile;
   • boekhoudexport;
   • relevante mutatiehistorie.
4. Het verstrekken van gegevens van Opdrachtgever wordt niet zonder redelijke grond geweigerd.
5. Interne persoonlijke werkaantekeningen van Opdrachtnemer vallen niet automatisch onder deze verplichting.

Artikel 9 – Fouten en herstelwerkzaamheden

1. Indien Opdrachtnemer een fout ontdekt in door hem verrichte werkzaamheden, informeert hij Opdrachtgever daarover binnen redelijke termijn.
2. Fouten die aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen, worden binnen redelijke termijn hersteld.
3. Tijd die uitsluitend noodzakelijk is voor herstel van een aan Opdrachtnemer toerekenbare fout wordt niet als nieuw meerwerk bij Opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij partijen anders overeenkomen.

Artikel 10 – Aangiften

1. Indien Opdrachtnemer belastingaangiften namens Opdrachtgever verzorgt, kan Opdrachtgever op verzoek een kopie van de aangifte en het beschikbare bewijs van indiening ontvangen.
2. Indien voor het indienen van een aangifte goedkeuring van Opdrachtgever vereist is, zal Opdrachtnemer deze vooraf verkrijgen.
3. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever tijdig over naderende wettelijke termijnen voor zover deze binnen de overeengekomen opdracht vallen.

Artikel 11 – Declaraties

1. Facturen bevatten een voldoende duidelijke omschrijving van de gedeclareerde werkzaamheden.
2. Op nacalculatie gebaseerde declaraties worden op verzoek voorzien van een nadere uren- en werkzaamhedenspecificatie.
3. Het enkele vermelden van een totaal aantal uren laat het recht van Opdrachtgever onverlet om een nadere onderbouwing te verzoeken.

Artikel 12 – Betwisting van declaraties

1. Indien Opdrachtgever een declaratie geheel of gedeeltelijk betwist, stelt hij Opdrachtnemer daarvan binnen redelijke termijn schriftelijk op de hoogte.
2. De betwisting vermeldt voor zover mogelijk welk gedeelte van de declaratie wordt betwist.
3. Het niet onmiddellijk noemen van alle mogelijke bezwaren betekent niet dat Opdrachtgever afstand doet van andere rechten of bezwaren, behoudens voor zover de wet anders bepaalt.
4. Partijen verstrekken elkaar de informatie die redelijkerwijs nodig is om de declaratie te kunnen controleren.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

1. Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schade voor zover deze volgens de wet aan een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer kan worden toegerekend.
2. Bij de beoordeling wordt mede rekening gehouden met de verplichtingen van Opdrachtgever om informatie tijdig en correct aan te leveren en schade waar mogelijk te beperken.
3. Een aansprakelijkheidsbeperking laat aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid onverlet voor zover uitsluiting daarvan wettelijk niet is toegestaan.

Artikel 14 – Beëindiging en overdracht

1. Bij beëindiging van de opdracht werken partijen mee aan een ordelijke overdracht van de administratie.
2. Opdrachtnemer verstrekt binnen redelijke termijn de gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om de administratie bij Opdrachtgever of een opvolgend administratiekantoor voort te zetten.
3. Nog openstaande declaraties ontslaan partijen niet automatisch van verplichtingen die noodzakelijk zijn om onnodige schade bij de overdracht te voorkomen.

Artikel 15 – Slotbepalingen

1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg besproken.
3. Indien overleg niet tot een oplossing leidt, kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter of, indien van toepassing, een overeengekomen geschillenregeling.