Een klant stuurde ons vorige week een lijstje voordat hij de offerte tekende. Geen onderhandeling over de prijs, maar vier vragen over wat hij precies kreeg. Het waren goede vragen. Zo goed dat we ze hier met antwoord opschrijven, want ze gaan over precies de dingen die pas opvallen als het misgaat.
Samenvatting. Vraag voor je tekent wie eigenaar wordt van je domein, hosting en accounts, wat er volgend jaar nog maandelijks doorloopt, of AVG-werk in de prijs zit of eronder, en of je mail op al je apparaten blijft werken. Vraag daarnaast om een oplevernotitie waarin staat wie waar de hoofdbeheerder van is. Dat laatste kost je leverancier een halfuur en scheelt jou een hoop uitzoekwerk zodra er iets verandert.
Vraag 1: word ik eigenaar, of huur ik
Dit is de belangrijkste vraag van de vier, en de vraag die het minst vaak gesteld wordt.
Er zijn drie dingen waar eigendom over gaat, en ze worden vaak door elkaar gehaald. Je domeinnaam, je hosting, en de accounts bij diensten van derden zoals je mailprovider, je analytics en je CRM.
Bij een domeinnaam gaat het om de houder die bij SIDN geregistreerd staat, de beheerder van alle .nl-domeinen. Staat het bureau daar als houder, dan is het domein juridisch van hen. Dat merk je niet zolang de relatie goed is. Je merkt het op de dag dat je weg wilt. Vraag dus of jij de geregistreerde houder bent. "Toegang krijgen tot het domein" is iets anders en klinkt bijna hetzelfde.
Bij accounts gaat het om iets subtielers. Veel bureaus maken een Google-, mail- of CRM-account aan op hun eigen naam, omdat dat sneller werkt tijdens de bouw. Prima tijdens de bouw. Niet prima daarna. Vraag om accounts die op jouw bedrijfsnaam staan, waarbij het bureau als extra gebruiker is toegevoegd. Dan kun je die gebruiker later intrekken zonder dat er iets omvalt.
En als je toch bezig bent: laat iedereen met een eigen account werken in plaats van met het jouwe. Dat is geen kwestie van wantrouwen. Zonder eigen accounts kun je niet zien wie wat heeft gedaan, en moet je bij elke wisseling van de wacht je eigen wachtwoord veranderen.
Vraag 2: wat kost het volgend jaar
Een bouwprijs is een eenmalig bedrag. Een website is dat niet. Vraag daarom expliciet naar wat er na oplevering doorloopt, en laat dat per post opschrijven.
Wat eraan vastzit:
- Domeinnaam, tien tot twintig euro per jaar
- Hosting, ergens tussen de tien en honderd euro per maand afhankelijk van wat er draait
- Mail, meestal per postbus per maand
- Betaalde plug-ins of licenties, vaak jaarlijks, en vaak pas zichtbaar bij de eerste verlenging
- Een CRM, meestal per gebruiker per maand
- Onderhoud en updates, of dat nu een abonnement is of nacalculatie
Die laatste is waar de meeste verrassingen zitten. We schreven er eerder uitgebreider over in wat een webapplicatie kost in 2026, waar dezelfde vraag terugkomt bij grotere projecten. Een site die niet wordt bijgewerkt is over een jaar een beveiligingsrisico, en over twee jaar een kapotte site. Als onderhoud niet in de offerte staat, betekent dat niet dat het niet nodig is. Het betekent dat het later apart op de rekening komt, of helemaal niet gebeurt.
Vraag om één overzicht met twee kolommen: wat is gratis en wat kost geld. Bij dat tweede het bedrag en het interval. Als je leverancier dat niet kan leveren, weet hij het zelf ook niet.
Vraag 3: zit AVG erin, en wat betekent dat dan
"Ja, we houden rekening met de AVG" is geen antwoord. Vraag door op wat er concreet gebeurt.
Voor een doorsnee zakelijke site met een contactformulier komt het hierop neer. Je hebt een privacyverklaring nodig die makkelijk te vinden is, en die klopt met wat er werkelijk gebeurt. Je mag persoonsgegevens alleen verzamelen als je daar een geldige reden voor hebt, dus dat formulierveld "geboortedatum" dat niemand ooit gebruikt kan weg. Je hebt een cookiemelding nodig die past bij het soort cookies dat je echt plaatst, en niet de standaardbanner die alles op één hoop gooit. En je hebt een verwerkersovereenkomst nodig met partijen die namens jou gegevens verwerken, waaronder je hostingpartij.
Daarnaast staan er eisen op je site die niets met privacy te maken hebben maar wel verplicht zijn. Je KVK-nummer moet vermeld worden en je bezoekadres moet zichtbaar zijn. Dat valt onder de regels voor bedrijfscorrespondentie. Reviews op je site moeten echt zijn, en je mag negatieve beoordelingen niet wegmoffelen.
En dan is er iets wat veel ondernemers nog niet op de radar hebben. Sinds 28 juni 2025 geldt er een toegankelijkheidsplicht voor bedrijven met meer dan tien medewerkers of meer dan twee miljoen euro omzet. Dat betekent dat je site bruikbaar moet zijn voor mensen met een beperking. Denk aan voldoende contrast, bedienbaar met alleen een toetsenbord, en afbeeldingen met een beschrijving. De ACM legt uit wat er precies van je gevraagd wordt, en met Is mijn site toegankelijk doe je zelf een eerste scan. Val je onder die grens, vraag dan of je bureau daarop bouwt. Val je er nu nog niet onder maar groei je door, vraag het dan alsnog, want achteraf toegankelijk maken kost meer dan het meteen goed doen.
Vraag 4: werkt mijn mail op al mijn apparaten
Deze lijkt triviaal en is het niet.
Als je je zakelijke mail op je laptop, je desktop en je telefoon wilt lezen, moet je postbus op IMAP staan en niet op POP3. Bij POP3 haalt het eerste apparaat dat inlogt de mail op en halen de andere niets meer. Dat is precies het soort ding dat pas opvalt als je onderweg bent en je een mail zoekt die thuis op je bureaublad staat.
Belangrijker nog is of je mail überhaupt aankomt. Daar hangen drie instellingen aan je domein aan vast: SPF, DKIM en DMARC. Samen vertellen ze de ontvangende mailserver dat post van jouw domein echt van jou komt. Staan die niet goed, dan verdwijnt je offerte in de spambox van je klant en weet je dat niet, want een spamfilter stuurt geen bericht terug.
Vraag dus twee dingen. Staat mijn mail op IMAP, en zijn SPF, DKIM en DMARC ingesteld en getest. Dat tweede is een kwestie van vijf minuten controleren en is het verschil tussen post die aankomt en post die verdwijnt.
Wat je bij oplevering op papier wilt
Als er één ding is dat wij zouden toevoegen aan het lijstje van onze klant, is het dit: vraag om een korte oplevernotitie. Geen rapport, één A4.
Daar staat op wie de hoofdbeheerder is van het domein, de hosting, de mail en het CRM. Welke systemen aan elkaar gekoppeld zijn. Waar de back-ups staan en hoe vaak ze draaien. Wat er is opgeleverd en wat er nog open staat. En dat overzicht van gratis versus betaald.
Die notitie kost je leverancier een halfuur. Hij is goud waard op de dag dat je van leverancier wisselt, iemand ziek wordt, of je over drie jaar wilt weten waarom er elke maand achttien euro van je rekening gaat.
Bronnen
- Ondernemersplein, Zakelijke website
- Ondernemersplein, Privacyverklaring opstellen
- Ondernemersplein, Gebruik van cookies op uw website
- Ondernemersplein, Regels voor bedrijfscorrespondentie
- ACM, Toegankelijkheid van websites en apps
- SIDN, beheerder van het .nl-domein
Tot slot
Wat ons opviel aan de vragen van deze klant is dat ze geen van alle over techniek gingen. Ze gingen over grip. Wie heeft de sleutels, wat kost het straks, ben ik in orde met de wet, en werkt het waar ik het nodig heb.
Dat zijn de vragen die je zou moeten stellen, en een goede leverancier vindt het prettig dat je ze stelt. Een leverancier die vaag blijft over eigendom of over terugkerende kosten, geeft je daarmee het antwoord.